Nepisana pravila korišćenja poslovne email adrese

Veliki broj zaposlenih, u zavisnosti od toga u kojoj delatnosti rade, dobija email adresu od kompanije u kojoj rade. Adresa služi za svaku vrstu poslovnog komuniciranja bilo sa drugih zaposlenima, klijentima ili partnerima. Prilikom korišćenja email adrese poželjno je pridržavati se određenih pravila kako ne bi zapadali u probleme. Navešćemo koja su to pravila:

1. Nemojte adresu koristiti u privatne svrhe

Najbitnije pravilo je da poslovnu email adresu ne smete da koristite u privatne svrhe. Adresa je vlasništvo kompanije i služi samo za poslovne potrebe. Nadležni administratori mogu da pregledaju sadržinu vaših mejlova, i tu pronađu materijal koji bi mogao da ugrozi vaše radno mesto.

2. Pazite šta i kome pišete

Svaka konverzacija preko zvaničnog emaila mora da bude strogo profesionalna. Sve što napišete i pošaljete može biti sačuvano na serverima, i uvek se može upotrebiti kao dokaz protiv vas. Zato nemojte da šaljete uvredljive ili besne mejlove. Ako vas je neko izbacio iz takta, najbolje je da ne odgovarate odmah, već da se smirite i sačekate nekoliko sati. Neke kompanije čak imaju pristup i čuvaju rezevne kopije mejlova koje niste poslali, ali stoje sačuvane u vašem email klijentu.

3. Trudite se da sve bude zabeleženo i sačuvano

Čuvajte svaki email koji primite ili pošaljete. Nikada ne znate kada može da vam koristi. Na primer, vaš kolega koji nije uradio posao do kraja, može da vas optuži da mu niste dostavili potrebne informacije. Zato je uvek korisno da imate kopiju poslatog mejla pri ruci, i dokažete da nije u pravu.

4. Pazite kada klikćete na Reply All ili Odgovori svima

U žaru želje da što pre odgovorimo na email, može se desiti da umesto na Reply (Odgovori) kliknemo na Reply All (Odgovori svima). U zavisnosti od sadržine mejla, možemo zapasti u neprijatnu situaciju, da grupa ljudi pročita email koji je bio upućen samo jednoj osobi

5. Uvek uključite šefa u konverzaciju (cc polje)

Vaš šef uvek treba da bude u toku sa svime šta radite. U suprotnom, on može misliti da  ne radite ništa ili da radite neke nebitne sitnice. Zato, kada god vam se neko iz kompanije obrati sa molbom za pomoć , ili vam pošalje dodatni posao, uvek gledajte da šef bude uključen u prepisku. Međutim, i prilikom obavljanja svakodnevnog posla, dešava se da se stvari iskomplikuju i odlože. Stoga je potrebno da šef zna šta se dešava, jer može misliti da ste suviše spori.

6. Pišite kratko i jasno

Trudite se da budete koncizni i da ne trošite ni svoje ni tuđe vreme u pisanju i čitanju mejlova.

7. Odgovorite na sva pitanja

Niko ne voli neodređenost i nedorečenost. Postoje ljudi koji nesvesno ispišu svašta, ali ne odgovore na sva pitanja. Nemojte da dozvolite da se to i vama desi, jer može da deluje prilično neodgovorno i kao da nešto krijete.

8. Vodite računa o gramatici i pravopisu

Pravilnim pisanjem dajete do znanja da ste odgovorna osoba, koja poštuje svog sagovornika. Zato nemojte žuriti, već uvek proverite da niste slučajno napravili greške u kucanju.

Оставите одговор

Ваша адреса е-поште неће бити објављена.

Можете користити ове HTML ознаке и атрибуте: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

RSS Čitač

Pratite blog putem RSS dovoda

Primajte članke putem email-a

Ukucajte svoju email adresu: