Kako pisati dobre izveštaje?

medium_4727380541

Skoro svaki kancelarijski posao zahteva pisanje izveštaja, bilo šefovima i direktorima, bilo za svoj tim ili sami za sebe. Dobar izveštaj nije lako napraviti. Samo puko prikazivanje brojeva nije dovoljno.

medium_4727380541

Šefovi vole kada su izveštaju pregledni, pa im omogućuju da odmah uoče glavne trendove i bitne informacije,  bez da provode mnogo vremena analizirajući. Zato je uvek dobro da se potrudimo kod pisanja izveštaja.

1)      Koristite unapred pripremljene obrasce

U slučaju da je u pitanju standardni obrazac izveštaja koji se već koristi u kompaniji, onda treba toga da se držimo. U suprotnom nam mogu poslužiti mnogobrojni obrasci koji već postoje na Internetu, na primer na sajtu Microsoft Office-a. Naravno nemojte se držati obrazaca kao pijani plota. Uvek treba da težimo da poboljšamo izgled i preglednost izveštaja, i čitaocu, što je više moguće, olakšamo analizu. Tako da je najbolje uzeti postojeći obrazac, prilagoditi ga i menjati u skladu sa potrebama. Ako niste sigurni da li je promena dobra, zatražite mišljenje kolege.

2)      Ubacite grafikone, tabele i slike

Ljudski mozak će bolje razumeti podatke ako su oni vizuelno prikazani u obliku grafika, tabele ili dijagrama. Čak i u slučaju da se to od vas ne očekuje, nije naodmet ubaciti grafikon pored sirovih podataka, jer ćete tako bolje naglasiti trendove i kretanja. Takođe će i čitaoci bolje razumeti brojke. U svakom Excel ili LibreOffice dokumentu postoje mogućnosti izrade grafikona, dijagrama i tabela.

3)      Naglasite glavne trendove i kretanja

Uvek treba da se trudimo da čitaocu maksimalno olakšamo posao. To možemo učiniti što ćemo na kraju u zaključku sumirati sve glavne promene, trendove i kretanja. Istovremeno, na taj način istovremeno iskazujemo i inicijativu, jer šefu stavljamo do znanja da smo sami pokušali da razumemo podatke i uočimo trendove.

4)      Zatražite povratno mišljenje

Najbolji način da saznate da li se drugoj strani sviđa format i detaljnost izveštaja je da sami pitate. Može se desiti da pravite greške, ali da vam to niko otvoreno ne zameri, ali ako pitate, možete dobiti konstruktivan savet. Stoga nemojte se ustručavati, jer ćete tako samo poboljšati kvalitet svog rada.

5)      Izgled je veoma bitan

Ne zaboravite na izgled izveštaja. Svi vole dobro organizovane i vizuelno pregledna izveštaje. Slično kao i kod pisanja CV-jeva. Bitno ja da sve informacije budu prikazane u logičkom sledu, iz naglašavanje bitnih stavki, tako da čak i laiku na prvi pogled bude jasno o čemu se radi u izveštaju.

Оставите одговор

Ваша адреса е-поште неће бити објављена.